Varför förbättringsarbete ofta fastnar trots engagerade team

Du kliver in som extern konsult i ett produktteam. Alla är trevliga. Alla är stressade. Alla säger “lycka till”. Du ser ganska snabbt vad som skaver, men ingen verkar riktigt orka ta tag i det. Och någonstans där, mellan viljan att bidra och rädslan att bli den jobbiga konsulten, tappar många både fart och riktning.

Med den här bloggen hoppas jag både att du som konsult ska känna dig mindre ensam och mer motiverad att fortsätta driva förändring och att du som produktägare, teamledare eller ledare ska få nya perspektiv på varför förändring ibland känns trög, trots goda intentioner.

Den vanligaste frustrationen hos konsulter

Jag är inte själv konsult. Men jag pratar med väldigt många. Och ett av de vanligaste frustrerade konstaterandena jag hör är:

“Det är så svårt att genomföra förändringar i större produktteam och organisationer.”

Samtidigt förstår jag den andra sidan också. För många produktägare, teamledare och utvecklare känns det ungefär så här:

“Vi bad om hjälp att leverera bättre, inte om någon som river upp hela vår vardag.”

Det är precis i det här glappet Martin Nilsson verkar till vardags. Han är senior konsult inom kvalitet och utvecklingsprocesser hos House of Tech, med lång erfarenhet från stora produktbolag och komplexa organisationer. Martin upplever att det ofta finns en vilja till förändring men också en uppgivenhet över bristen på faktiska möjligheter att förändra inom organisationen.

Ett av de tydligaste tecknen, menar Martin, är när människor har slutat försöka. När frågor som borde vara självklara saknar svar. När standardprocesser saknas. När reaktionen på förbättringsförslag inte är “det där går inte”, utan snarare:

Testa du… vi har redan försökt.

Det är inte ovilja, det är resignerad erfarenhet.

Han beskriver också hur problemen sällan sitter i kompetens, utan i struktur: team utan ägandeskap över sin egen leverans, ingen möjlighet att sätta upp testmiljöer, budgetar som ägs per team istället för gemensamt och organisationer där alla optimerar sin egen “velocity”, medan helheten bromsar. Lite som ett stafettlag där alla springer max men åt olika håll.

Konsekvens om inget görs

När processer inte stödjer teamen händer tre saker nästan alltid.

För det första sjunker kvaliteten. Buggar upptäcks sent, feedback-loopar blir långa och små fel växer till stora incidenter.
För det andra försvinner motivationen. Människor som vet att de kan leverera bättre men inte får rätt förutsättningar, tappar gnistan. Och det är dyrt. På riktigt. Forskning som Martin lutar sig mot visar att motiverade medarbetare kan vara mellan 2,5 och 6 gånger mer effektiva än omotiverade.
För det tredje påverkas affären. Lägre kvalitet leder till missnöjda kunder. Låg motivation leder till högre personalomsättning. Svag leveransförmåga leder till tappad konkurrenskraft.

Eller som Martin uttrycker det:

Allting hänger ihop som på ett snöre. Och ibland blir det till och med bakvänt. Avsaknad av ett gemensamt mål kan göra att team skapar egna mål att optimera mot. Det finns skräckexempel där team har optimerat sitt KPI för leveranshastighet genom att hoppa över testning. Deras siffror ser lysande ut. Men organisationen som helhet går långsammare, eftersom felen dyker upp senare, längre bort, och därmed blir dyrare att hantera.

Perspektiv / lösning

Så vad gör man då, som extern konsult, om man faktiskt vill skapa förändring utan att bli den där jobbiga personen som alla undviker i fikarummet och som dessutom riskerar att fokusera på fel saker? Martins svar är förvånansvärt jordnära: börja med att förstå affären. Var tjänar företaget pengar? Vad riskerar de att förlora pengar på? Vad är egentligen viktigt för produkten?

Utifrån det använder han kvalitetsegenskaper som funktionalitet, prestanda, användbarhet och underhållbarhet för att hjälpa organisationen att prioritera. En enkel men kraftfull fråga han ofta ställer till produktägare är:

“Om vi bara har tid att säkerställa två kvalitetsegenskaper, vilka hade du valt?”

Plötsligt blir kvalitet inte en åsikt. Det blir ett affärsbeslut. Och när prioriteringarna är tydliga går det också att visa vad vi faktiskt vet om kvaliteten, vad vi inte vet (för att vi saknar miljöer, verktyg eller struktur) och vad det kostar att inte veta.

Förändring börjar då inte i “vi borde jobba annorlunda”, utan i:

“Här tappar vi pengar, fart eller förtroende. Här är varför det händer och här är förslag på hur vi kan komma åt problemet.”

Och det är där något skiftar. För då handlar det inte om att konsulten vill förändra. Då handlar det om att organisationen vill nå sina mål.

Hur House of Tech jobbar med detta

Det här synsättet ligger väldigt nära hur vi på House of Tech ser på konsultrollen. Vi tror inte på konsulter som kommer in med färdiga facit. Vi tror på konsulter som bygger kontext innan de bygger lösning, som pratar affär lika tryggt som teknik, som ser test, kvalitet och process som ett informationssystem och som hjälper organisationer att fatta bättre beslut inte bara hitta fler buggar.

Som Martin så träffande uttrycker det: testning är en informationstjänst. Rätt information, till rätt person, vid rätt tidpunkt, i rätt format.

När det fungerar börjar saker hända. Produktägare kan prioritera klokare. Ledning kan investera där det faktiskt ger effekt. Team kan leverera med både stolthet och tempo. Och plötsligt är konsulten inte den som “vill förändra” utan den som gör det möjligt.

Kan vi hjälpa dig?

Om du känner igen dig, som ledare, produktägare eller ansvarig för leveransförmåga, så är du inte ensam. Och du behöver inte börja med att riva allt. Ibland räcker det med att börja i rätt ände.

‍Boka ett samtal med oss på House of Tech så tittar vi tillsammans på var förändring faktiskt gör skillnad.

‍